Migliora l’organizzazione interna dell’Ente o della sua Società partecipata
Gli interventi legislativi degli ultimi anni sono scaturiti dalla necessità di risolvere alcune anomalie verificatesi nella gestione delle risorse umane e strumentali che hanno generato inefficienze e costi crescenti nelle Pubbliche Amministrazioni.
L’ottimizzazione funzionale della struttura organizzativa è opportuna anche in virtù dell’affermarsi del documento digitale e della conseguente integrazione delle tecnologie dell’informazione e comunicazione nei processi amministrativi. La digitalizzazione auspicata e talvolta imposta dal Legislatore (“fatturazione elettronica”, “Registro unico fatture”, “Piattaforma certificazione crediti”, ecc.), deve essere opportunamente gestita nelle scelte strategiche dell’Ente, al fine di ottenere l’adeguato valore aggiunto, sia in termini operativi interni che di servizi resi al cittadino.
In altre parole, anche l’avvento concreto ed operativo della digitalizzazione dell’azione amministrativa della P.A. (quindi dei processi e dei procedimenti) può/deve essere l’occasione di una apposita analisi sui processi, sui procedimenti, sulla “macchina organizzativa” nel suo complesso, sulle competenze, sulle responsabilità, sull’adeguatezza (costituzionalmente richiesta) dell’organizzazione interna, sulla necessaria ricollocazione e riqualificazione del personale – prima nello stesso Ente che invece poi nello stesso Comparto – verso le funzioni/servizi/attività più attualmente necessitanti (tra i quali, “Servizi Finanziari”, “Gestione e riscossione entrate”, “Gestione Organismi paralleli”, ecc.), riducendo i casi di “esuberanza” e di “soprannumeriarietà”, in quanto sempre complessi da gestire per tutte le parti interessate.
Al fine di ottimizzare le capacità assunzionali, è necessario che l’Ente parta da un’analisi della situazione attuale e quindi proceda ad una consapevole programmazione triennale del fabbisogno di personale.
L’intervento proposto da Centro Studi Enti Locali si sostanzia in 2 fasi.
1a Fase
Verifica da compiere in loco per operare una “fotografia” la più nitida possibile sullo stato in cui si trovano ad operare gli Uffici ed i Servizi, mediante l’analisi:
• degli aspetti organizzativi, funzionali e di carattere procedurale;
• degli aspetti afferenti i rapporti umani, il clima aziendale, i comportamenti, le motivazioni, la componente strategica;
• dei rapporti funzionali e relazionali tra i vari Uffici nello svolgimento delle proprie attività tipiche;
• delle interrelazioni che interessano i vari Uffici nei riguardi sia degli Amministratori che dell’utenza finale dei servizi.
Gli strumenti utili all’effettuazione della verifica in oggetto sono rappresentati:
• dallo studio della documentazione riguardante la strutturazione e la regolamentazione degli Uffici e dei Servizi dell’Ente;
• da questionari e/o interviste da effettuare con i dipendenti dell’Ente;
• dal necessario confronto con i Responsabili dei Servizi/Dirigenti dell’Ente.
Dalla rielaborazione di quanto risultante dalle verifiche di cui sopra i ns. esperti si impegnano a fornire un piano di sintesi (che evidenzia i punti di forza/i punti di debolezza della struttura), correlativamente ad un piano-obiettivo e ad un percorso operativo necessario per realizzarlo. Le soluzioni individuate e rivolte alla ottimizzazione della funzionalità organizzativa della struttura interna potranno – o meno – essere realizzate in via autonoma dall’Ente.
2a Fase: opzionale
Nel caso in cui l’Ente necessiti di un supporto per la realizzazione del percorso individuato al termine della prima fase, Centro Studi Enti Locali propone un affiancamento operativo agli Uffici, al fine di raggiungere gradualmente il miglior grado di funzionalità organizzativa mediante:
• un percorso formativo ad hoc da realizzare direttamente in house, volto al miglioramento delle professionalità interne;
• l’attivazione degli strumenti operativi sia di tipo amministrativo che tecnico necessari alla semplificazione procedurale dell’attività degli uffici;
• il supporto agli Uffici nello studio e nella definizione di un percorso che consenta all’Ente di ottimizzare le capacità assunzionali e di utilizzare le risorse derivanti dal turn over in modo ottimale per il mantenimento della funzionalità dei servizi.
LA SEMPLIFICAZIONE AMMINISTRATIVA PARTE DALLA SEMPLIFICAZIONE DEI PROCESSI: UN MIGLIORAMENTO DELLA FUNZIONALITÀ ORGANIZZATIVA DELLA STRUTTURA DEGLI UFFICI E DEI SERVIZI SIGNIFICA ANCHE UN MIGLIORAMENTO DELLA QUALITÀ DEI SERVIZI FORNITI AL CITTADINO